1. AMAÇ:

 Başkent Belgelendirmenin akredite edilmiş ve yetkilendirilmiş olduğu alanlarda Mesleki Yeterlilik Belgesi almak üzere başvuran kişilere, adaylara, başvuru aşamasından belgelendirme, belge yenilenmesi, askıya alınması ve iptali aşamasına kadar uygulanacak esasları belirlemektir.

2. KAPSAM:

Personel belgelendirme faaliyetlerini kapsar.

3. SORUMLULAR:

3.1.İşletme Müdürü

3.2.Belgelendirme Müdürü

3.3.Kalite Yönetim Temsilcisi

3.4.Karar Verici

3.5.İdari Sorumlu

4. UYGULAMA:

4.1.  Belgelendirme Başvurusu

Başkent Belgelendirmede belgelendirme başvuruları elden/kargo vb. ya da web üzerinden online yapılabilir.

Başvurusunu elden/kargo vb. yapmak isteyenler için;

• Belgelendirilmek üzere Başkent Belgelendirmeye başvuran adaylar programla ilgili başvuru şartlarını ve F32-Başvuru Formunu merkez ofisimizden alıp birebir başvurusunu gerçekleştirebilir ya da web sayfası üzerinden indirerek doldurdukları Başvuru Formunu elden/kargo vb. yol ile göndererek başvurularını tamamlayabilirler.
• Adaylar, F32-Başvuru Formunu içeriğinde yer alan destek evrakları başvuru formu ile Başkent Belgelendirmeye elden/kargo yolu ile iletirler. (Destek evrak: kimlik fotokopisi, dekont, öğrenim belgesi, ilgili programa göre istenilen evraklar vb.)
• İdari Sorumlu tarafından incelenen başvuru eksik evrak olmaması durumunda onay için İşletme Müdürüne sunulur.
• Başvurusu onaylanan veya reddedilen adaylar İdari Sorumlu tarafından SMS veya E-POSTA yolu ile bilgi verilir.

Başvurusunu web üzerinden online yapmak isteyenler için;

• Başkent Belgelendirme web sayfası üzerinden başvuruda bulunmak istedikleri ilgili yeterliliğe ilişkin alanları tercih ederek işlemlerini gerçekleştirebilirler.
• Adaylar, F32-Başvuru Formunu içeriğinde yer alan destek evrakları ve başvuru formunu sistemden indirip başvuru koşullarını kabul edip imzaladıktan sonra kargo yolu ile iletirler. (Destek evrak: kimlik fotokopisi, dekont, öğrenim belgesi, ilgili programa göre istenilen ehliyet vb.)
• İdari Sorumlu tarafından incelenen başvuru eksik evrak olmaması durumunda onay için İşletme Müdürüne sunulur.
• Başvurusu onaylanan veya reddedilen adaylar İdari Sorumlu tarafından SMS veya E-POSTA yolu ile bilgi verilir.

Belgelendirme başvurusunda bulunan adayın başvurusunun kabulü için kişinin sınava girmeye yeterli olup olmadığı, ilgili yeterliliklerde belirtilen kriterlere göre Başvuru Formunda değerlendirilir ve başvuruyu alan Başkent Belgelendirme personeli tarafından destek evraklar kontrol edilerek herhangi bir eksiklik olmadığında başvuru kabul edilir. Belge yenileme başvurularını Karar Verici personel kontrol eder ve onaylar.

Başkent Belgelendirmenin yapmış olduğu kontroller sonucunda adayların sınava katılmaları mümkün olmayabileceği gibi özel durumuna bağlı olarak tedbir alınması da gerekebilir. Özel durumunu belirten başvuru sahipleri için ise; özel durumuna bağlı olarak gerekli tedbirler alınır.

Okuma-yazma bilmeyen adaylar için sınav organizasyonu yapılırken fazladan bir Gözetmen atanır. Söz konusu kişiye sınav sorularını ve cevap şıklarını okuyarak verdiği cevabı cevap kâğıdına işaretler. İlgili Gözetmen adayın cevabı tahmin edebileceği şekilde vurgulu okuma yapma, cevabı ima etme vb. sınavın tarafsızlığını ve güvenliğini tehlikeye atacak hiçbir davranışta bulunamaz. Söz konusu durum Gözetmenin imzaladığı F136-Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi Formu ile güvence altına alınır.

Sınavın yapıldığı dili bilmeyen adaylar için yeminli tercümandan hizmet alımı yapılarak sınavın tarafsızlık ve güvenlik ilkeleri çerçevesinde yapılması sağlanır. Sınavın tarafsızlığını ve güvenliğini tehlikeye atmamak adına yeminli tercümanlara F136-Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi Formu imzalatılır.

Sınava giriş şartlarını karşılayan adaylar İdari Sorumlu ya da Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından “MYK Aday Bildirim Listesine” yazılır. Sınav programları, sınavın başlayacağı tarihten 48 saat öncesine oluşturulur; sınav programındaki değişiklikler ise sınava katılacak adayların kişisel bilgileri, Değerlendirici değişimi vb. sınav öncesi son bir saate kadar elektronik ortamda MYK’ya “MYK Aday Bildirim Listesi” ile bildirilir.

4.2.   Sınav Yerlerinin Belirlenmesi

Başkent Belgelendirme kendi bünyesinde, Atölye ve Diğer Mekânların Kullanılması Protokolü (F103) kullanarak sözleşmeli veya gezici sınav merkezlerinde teorik ve uygulama sınavlarını gerçekleştirir. Teorik sınavlar için sınav yeri uygunluk değerlendirmesi, Teorik Sınav için Sınav Yeri Uygunluk Formu (F54), Uygulama sınavları için Sınav Yeri Uygunluk Formları (F64) kullanılarak yapılır.

4.3. Sınav Programının Oluşturulması ve MYK’ya Bildirim Yapılması

Başkent Belgelendirme, sınav programlarında; hangi ulusal yeterliliklerden sınav yapılacağı, yeterliliklerin seviyesi, revizyon numarası, birimleri, teorik ve uygulama sınavlarının yeri, sınavların tarihi ve saati, sınavda görev alacak Değerlendiriciler, Gözetmenler sınava katılacak aday sayısı ve gerekli diğer bilgileri içeren (görevlendirilen Karar Verici personel vb.) sınav programını en geç 48 saat öncesinde MYK’ya portal üzerinden “MYK Aday Bildirim Listesi” kullanılarak İdari Sorumlu tarafından bildirilir. Sınava katılım sağlayacak olan adaylar İdari Sorumlu Tarafından SMS yolu ile bilgilendirilmesi sağlanır. Sınav programındaki değişiklikler ile sınava katılacak adayların kişisel bilgileri ise sınav öncesi son bir saate kadar elektronik ortamda “MYK Aday Bildirim Listesi” revize edilerek MYK’ya bildirilir.

Sınava ilişkin mücbir sebeplerle değişiklik oluştuğunda sınavın güvenilirliğinin ve şeffaflığının etkilenmesi hâlinde Değerlendiriciler tarafından tutanak altına alınır ve sınav Belgelendirme Müdürü tarafından iptal edilir.

4.4Sınav Uygulaması

4.4.1 Soru Kitapçıklarının ve Kontrol Listelerinin Hazırlanması

Başkent Belgelendirme, sınav soru ve cevapları kendisi hazırlar ve sorularını kişi/kurum/kuruluşlarla paylaşmaz, sorularının telif haklarını saklı tutar.

Yazılı ve uygulama değerlendirme sorularının güvenirliliği ve gizliliği için sınav soruları sadece Belgelendirme Müdüründe ve Kalite Yönetim Temsilcisinde anahtarı mevcut olan kilitli dolapta ya da arşiv odasında muhafaza edilir. Ayrıca sınav sorularının elektronik ortamda saklanması ve yedeklenmesiyse sadece Belgelendirme Müdürünün ve Kalite Yönetim Temsilcisinin şifresini bildiği bir bilgisayarda bulundurulur. İdari Sorumlunun sadece soru basım aşamasında kısıtlı olarak erişe bilmektedir.

Sınav alanına teslim edilen sorular ve sınav materyallerinin gizliliği sınav alanında görevli personellere “Gizlilik Taahhüt Sözleşmesi” imzalatılarak güvence altına alınır.

Başkent Belgelendirme teorik ve performans sınavlarında kullanacağı soruları, ulusal yeterlilikte tanımlanan dağılıma uygun olacak şekilde kitapçık halinde kendi soru bankasından yararlanarak sınav yazımı üzerinden otomatik olarak belirler. Her sınav öncesi İdari Sorumlu tarafından her adaya özel soru oluşturulur. Sınav yazılımı üzerinden oluşturulan sorular aynı adaya aynı soru gelmemesi konusunda önlemler alacak şekilde tasarlanmıştır.

4.4.2 Sınav

Başkent Belgelendirme sınavı kendi salonunda veya Belgelendirme Müdürünün onayladığı salonda yapar. Bu salon sınav yeri uygunluk formundaki şartları sağlayan bir salon olmalıdır.

4.1 maddesinde anlatıldığı üzere özel durumu olan adayların sınavının gerçekleştirilebilmesi için diğer adayların sınavının gerçekleştirildiği alandan bağımsız, aynı koşulları sağlayan bir sınav salonu organizasyonu yapılır.

Sınav yeri Belgelendirme Müdürü, İdari Sorumlu ya da Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından sınav tarihinden en geç 2(iki) gün öncesinde adaylara duyurulur. Sınav yerinde bir değişiklik olması durumunda, her adaya sınav tarihinden en geç 1(bir) gün öncesine kadar bilgilendirme yapılır. Ayrıca Başkent Belgelendirme web sayfasında duyuru yapılır.

Sınavın yapılabilmesi için en az 15 aday olması gerekmektedir. Açılan sınavlar, T16-Sınav Yapma Talimatına göre yapılır.

Sınav materyalleri Kalite Yönetim Temsilcisi ya da İdari Sorumlu tarafından hazırlanır ve görevlendirilen personele sınav öncesinde teslim edilir.

Sınav sonrasında sınavı yapan Değerlendiricinin performansı, P08-Performans Değerlendirme Prosedürü ‘ne göre Karar Verici tarafından değerlendirilir. İlk sınavı olması durumunda Değerlendirici, P11-İç Doğrulama Prosedürüne göre İç Doğrulayıcı tarafından sınav alanında şahit doğrulama uygulamasıyla değerlendirilir.

4.4.3 Aday ve Sınav Evraklarının Saklanması

Oluşturulan her sınav programı için; aday ve sınav evrakları ayrı dosyalar içerisinde aşağıdaki sıra takip edilerek Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından arşivde saklanmaktadır;

Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenen bireylerin başvurularına, sınavlarına ve belgelendirme kararına ilişkin kayıtlar, Başkent Belgelendirme tarafından belgelerin geçerlilik süresinin sona ermesinden sonraki beşinci yılın sonuna kadar saklanır.

Sınavlara ilişkin sesli ve görüntülü kayıtlar için saklama süresi belgelendirme kararından itibaren bir yıldır.

• Sınava Giren Adayların Değerlendirilmesi ve Belgelendirme Kararı

Değerlendirici, adayın dosyasını inceler. Sınav değerlendirmesi 100 tam puan üzerinden ve yanlış cevaplar dikkate alınmadan ilgili yeterliliklerdeki geçme notları esas alınarak yapılır.

Sınav sonrasında başarılı ve başarısız olan adaylara ilişkin bilgiler, Karar Vericiye iletilir. Karar Verici, sınava giren tüm adaylara ilişkin bilgileri kullanarak, F130 Karar Veri Geri Bildirim Formu’ nu doldurur. Her bir aday için, Karar Verici, sınavın eşit, adil, tarafsız, şeffaf bir şekilde yapılmış olduğunu sınav videolarını ve sınav evraklarını (4.4.3’de bahsedilen Aday ve Sınav Evraklarına göre) F97 Görüntülü Kayıt Alınmasına İlişkin Kontrol Formu ve F99 Sınav Uygulama Kontrol Listesi Formun’ da belirtilen maddelerini dikkate alarak F130 Belge Karar Formu ile belgelendirme kararını verir.

Belgelendirme kararının verilmesi için Başkent Belgelendirmede görevli Karar Verici personel, adayın tüm sınav bilgilerini inceler. Öncelikle adayın başvuru formu ve ekleri incelenir. Başvuru formu ve eklerinde bir uygunsuzluk olmaması durumunda adayın katıldığı sınav programı incelenir. Sınavda kullanılan dokümanlar gözden geçirilir. Salon aday yoklama listesi formunda, teorik ve performans sınav evraklarında adayın katılım sağladığına dair imzaları kontrol edilir. Son olarak sınav programında belirtilen saat ve yerde gerçekleşen teorik ve performans sınavlarının video kaydı incelenir. Video kayıtlarda sınavın zamanında başlaması, sınav sırasında adayların kopya çekmeleri, yardımlaşmaları ya da Değerlendiricinin onları sonuçları etkileyecek şekilde bilgilendirmesi gibi usule aykırı işlemler var mı kontrol eder. Ayrıca Karar Verici performans sınavlarında adayın senaryoyu nasıl uyguladığını ve Değerlendiricilerin senaryoya göre nasıl not verdiğini inceler. Tüm bu incelemeler ışığında herhangi bir usulsüzlük söz konusu değilse Karar Vericisi adayın/adayların belge almaya hak kazananlar/kazanamayanlar F130 Belge Karar Formu ile beyan eder.

İdari Sorumlu, Karar Vericiden almış oldukları Sınav Sonuç Listesi (F174, F176) ile ilgili sınavı takiben en geç 10(on) iş günü içerisinde MYK portalına KYT “MYK Aday Bildirim Listesi” kullanarak sonuçları portala girer.

MYK tarafından onay verilmesinin ardından adayların sınav sonuçları; İdari Sorumlu tarafından adaylara SMS ile bildirilir adaylar aynı zamanda e-devlet üzerinden de sınav sonuçlarını kontrol edebilirler.

Belge yenileme faaliyetlerinde sınavsız belge yenileme faaliyeti mevcutsa Karar Verici başvuru formu ve eklerini inceleyerek F179 – Belge Yenileme Formu formunu doldurur ve yeniden belgelendirme kararını verir.

• Belge Düzenlenmesi ve Belge Değiştirilmesi

İdari Sorumlu tarafından portala sınav sonuçları girilen adayların başarı durumlarına göre F130 Belge Karar Formu göz önünde bulundurularak İdari Sorumlu tarafında MYK portal üzerinden belge basım talebinde bulunur. MYK Mesleki Yeterlilik Belgesinin düzenlenme tarihiyle, belge karar tarihi aynı tarih olacak şekilde düzenlenir.

İşletme Müdürü ya da Belgelendirme Müdürü tarafından imzalanan belgelerin bir nüshası alınır. İmzalı orijinal belge katılımcıya verilir, nüshası ise firmada kalır.

Mesleki Yeterlilik Belgesinin ve kimlik kartının şekli, içeriği ve güvenlik unsurları MYK tarafından belirlenir. Başkent Belgelendirmenin vereceği Mesleki Yeterlilik Belgelerini imzalamaya İşletme Müdürü ya da Belgelendirme Müdürü yetkilidir.

BAŞKENT BELGE tarafından, yapılan sınavlarda başarılı olunan her bir yeterlilik birimi Mesleki Yeterlilik Belgesinin arka yüzünde tanımlanır.

Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması ve belge sahibinin söz konusu değişiklikleri, belirten gerekli belgelerle başvurması durumunda, belge yenileme ücreti alınarak Başkent Belgelendirme tarafından belge yeniden düzenlenir. Belge düzenlenmeden önce Karar Verici, belgesini yenilemek isteyen belgeli kişiden almış olduğu evrakları (dilekçe vb.) inceler, uygun bulduğunda yeniden belge basılması için F179- Karar Verici Kontrol Listesi-Belge Yenileme ile yeniden belge düzenlenmesini belirtir. Daha sonrasında belgenin basılmasını İdari Sorumlu MYK portalı üzerinden talep eder.

• Belgenin Kullanılması

Belgenin kullanımına ilişkin kurallar belgelenen personel ile Başkent Belgelendirme arasında imzalanan F04-Belge Kullanım Sözleşmesi Formu’ na göre tanımlanmaktadır. Belge kullanımı bu dokümanlar çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.

Belgeli personel, kişisel bilgilerindeki değişiklikleri Başkent Belgelendirmeye en geç 15 (on beş) iş günü içinde iletmelidir. Aksi takdirde F04-Belge Kullanım Sözleşmesi hükümleri uygulanır.

Başkent Belgelendirme, belgenin düzenlenmesinden sonra, TÜRKAK, MYK, müşteri ve son kullanıcı şikâyetleri veya ihbarları dikkate alınır. P03-Uygun Olmayan Hizmetin Kullanımı Prosedürü ve P07-Şikâyet ve İtiraz Prosedürü ’ne göre hareket edilir. Yapılan inceleme sonucunda, ihbar veya belgeli personelin kurallara aykırı tutumu sergilediği tespit edilirse, belgeli personelden konuyla ilgili düzeltici faaliyet gerçekleştirmesi yazılan, F29-Düzeltici/Önleyici Faaliyet Formu ile istenir. Belirlenen süre zarfında düzeltici faaliyetin gerçekleşmemesi, şikâyet veya ihbara konu olan kural ihlalinin giderilmediği görülürse aşağıdaki işlem sırası takip edilir;

• Belge iptal edilir ve belgeli personelin belge ve logo kullanımına derhal son vermesi için e-posta ile bilgilendirilir ve yazılı bir bildirim gönderilir,
• TÜRKAK ve MYK durumdan haberdar edilir,
• Şikâyet ya da ihbarı yapan taraf bilgilendirilir,
• Belgenin iptal edildiği basın veya web sayfası yoluyla kamuoyuna duyurulur,
• Gerekiyorsa sözleşme kapsamında kanuni takibat başlatılır.

Belge iptal edilmeden önce Karar Verici, ilgili evrakları (DÖF, F11-Öneri, Şikâyet ve İtiraz Formu vb.) inceler, uygun bulduğunda belgenin iptali için F130-Belge Karar Formu ile işlemleri tamamlar. Daha sonrasında belgenin iptal edilmesi durumu Belgelendirme Müdürü ya da Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından MYK portalı üzerinden MYK’ya bildirilir.

• Belgenin Tahrip Olması, Kaybolması

Belgelendirilmiş kişiler, belgelerini kaybetmeleri, belgenin tahrip olması, yırtılması vb. durumlarda Başkent Belgelendirmeye tahrip olan belge ile birlikte(var ise) yeni belge talebine ilişkin dilekçelerini iletirler.

Başkent Belgelendirme tarafından değerlendirilen dilekçeye istinaden belgelendirilmiş kişinin belgesi Sınav Ücret Formunda yer alan belge ücreti karşılığının yatırılmasına müteakip belge kargo/ elden vb. yollarla teslim edilir.

Belge düzenlenmeden önce Karar Verici, belgesini tahrip/kaybedip yenilemek isteyen belgeli kişiden almış olduğu evrakları (dilekçe, belge ücreti dekontu vb.) inceler, uygun bulduğunda yeniden belge basılması için F130 Belge Karar Formu ile yeniden belge düzenlenmesini belirtir. Daha sonrasında belgenin basılmasını Belgelendirme Müdürü ya da Kalite Yönetim Temsilcisi MYK’dan portal üzerinden talep eder.

• Tekrar sınavı

Adaylarda teorik ve performansa dayalı (uygulamalı sınav) sınavların yeterlilik birimlerinden başarılı olma şartı aranır. Sınavın teorik veya performansa dayalı olan yeterlilik birimlerinin birinden başarılı olan, fakat diğer bölümünden başarısız olanlar tekrar sınava alınır. Tekrar sınava alınan aday, başarılı olduğu yeterlilik birimlerinden yeterlilikte belirtilen süre zarfında muaf tutulur. İlk tekrar sınavı için adaydan ücret alınmaz. İkinci veya daha sonraki tekrar sınavlarının ücretleri, Sınav Ücretleri Formunda belirtilmiştir.

4.10 Birim Birleştirme

Mesleki Yeterlilik, Sınav ve Belgelendirme Yönetmeliği’nin “Yeterlilik birimlerinin belgelendirilmesi ve birleştirilmesi” 25. Maddesine göre adaylara, Yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca, yapılan sınavlarda başarılı olunan her bir yeterlilik birimi için, talep hâlinde, başarı durumunu gösteren birim başarı belgesi düzenlenir.

Birim başarı belgesinin şekli, içeriği ve geçerlilik süresi ilgili ulusal yeterliliğe uygun olmak kaydıyla yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca belirlenir ve ilan edilir.

Adayın sahip olduğu birim başarı belgelerinin bir ulusal yeterliliği oluşturması hâlinde adayın talebi ile birim başarı belgeleri birleştirilir. Belgelendirme kararı en son tarihli sınavı yapan yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşu tarafından verilir ve Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenir.

Birim başarı belgesine sahip kişilerin, birimlerinin geçerlilik süresi boyunca, ilgili birimi içeren farklı ulusal yeterliliklerde Mesleki Yeterlilik Belgesi almak istemeleri durumunda, söz konusu birimlerden muaf tutulur.

Bir mesleki yeterlilik belgesi almaya hak kazanmak için ilgili ulusal yeterlilikte belge alma şartı olarak belirtilen yeterlilik birimlerinin tamamından başarılı olmak gerekmektedir. Bununla birlikte, MYK tarafından yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca düzenlenen sınavlara sadece tercih edecekleri yeterlilik birimi bazında başvuru yapma hakkına sahiptirler.

Birim birleştirme başvurularında, sınav birimlerinden alınan sonuçların geçerliliği sona ermeden Başkent Belgelendirmede sınava katılmak isteyen adayların mutlaka yeterlilik birimi bazında başvuru yapması ve sınav ücretini ödemesi gerekmektedir. MYK tarafından yetkilendirilmiş bir belgelendirme kuruluşunda sınava katılan bir aday, ücretsiz sınav hakkını farklı bir belgelendirme kuruluşunda kullanamaz. Ücretsiz ve bölüm bazında sınav hakkı, aynı yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşunda sınava girilmesi durumunda geçerlidir. Farklı belgelendirme kuruluşlarının sınavlarından alınan sonuçların birleştirilmesi yalnız yeterlilik birimi (A1, A2, A3 vb.) bazında gerçekleştirilebilir, sınav bölümleri (T1, P1) bazında birleştirme yapılmayacaktır.

• Belge Yenileme

Belgelerin geçerlilik süresinin sona ermesi sonucunda, belge sahibinin yeniden belgelendirme talebinin olması halinde, ilgili Ulusal Yeterliliklerin gerekliliklerine uygun olarak yeniden belgelendirme yapılabilir.

Yeniden belgelendirme de kişilerin sınavlı ve sınavsız belge yenileme hakları vardır. Belge yenilemede uygulanacak ölçme ve değerlendirme yöntemi; belgenin geçerlilik süresinin sonunda belge sahibinin performansı aşağıda tanımlanan yöntemlerden en az biri kullanılarak değerlendirmeye tabi tutulur;

Belgesinin geçerlilik süresi içerisinde toplamda en az iki yıl veya son altı ay boyunca ilgili alanda çalıştığını gösteren kayıtları (hizmet dökümü, referans yazısı/mektubu, sözleşme, fatura, portfolyo, vb.), uluslararası standartlara dayanan ulusal yeterliliklerde ise ilgili ulusal yeterlilikte belirtilen kanıtları Başkent Belgelendirmeye iletir. Kanıt sunulamaması durumunda yeterlilik kapsamında yer alan yeterlilik birimleri için tanımlanan performansa dayalı sınavların (P1) yapılması gerekmektedir. Bu işlemlerden sonra adayın belge süresi MYK ulusal yeterliliklerde belirtilen süre kadar uzatılır.

Takip ve gözetim denetimine ait MYK ulusal yeterliliklerde tanımlı süreler, Voc-Tester programına tanımlı olup, takip ve gözetim işlemleri Voc-Tester üzerinden yapılmaktadır. Sistem kayıtlı belge sahibinin belge süresinin dolmasına veya gözetim tarihine 1 Ay kala uyarı vermektedir.

İdari Sorumlu, belge süresi dolacak belge sahiplerine, süre dolmadan en geç bir hafta önce SMS, e-posta veya telefonla uyarmak amacıyla bilgi verir.

Belge süresi dolduktan sonra belgeli adayın belgesi iptal edilir. Aday tekrar belge almak isterse yeniden başvuru işlemleri için Başkent Belgelendirmeye belgelendirme başvurusunda bulunur ve süreç en baştan uygulanır.

• Belgenin Askıya Alınması, Geri Çekilmesi ve İptali

Başkent Belgelendirme, belge sahibi personelin belge kullanımlarını askıya alabilir. Belgenin askıya alınmasının sebepleri şöyle sıralanabilir:

• Belgelendirilmiş personelin belgelendirme sözleşmesindeki yükümlülüklerini yerine getirmemesi.
• Belgelendirilmiş personelin gönüllü olarak geçici askıya alma talebinde bulunması.
• Belgelendirilmiş personelin yeniden belgelendirme faaliyetlerini reddetmesi veya yapmaması.
• Belgelendirilmiş personelin Logo kullanım şartlarına uymaması, Başkent Belgelendirme belge ve logosunu yanlış kullanması.
• Yapılan tetkikler veya denetimler sonucunda sınavın güvenilirliğini ve şeffaflığını etkileyecek bir usulsüzlük veya sahtecilik tespit edilmesi.

Başkent Belgelendirme iptal ettiği sınava ilişkin düzenlediği belgeleri belge sahiplerinden iade etmesini talep ederek geri çağırır. MYK ve Başkent Belgelendirmenin web adreslerinde belgenin geçersizliğine ilişkin bilgilendirme yapılır.

Belgelendirilen personel, belgesinin askıya alınma kararının tebliğinden itibaren belge ve logo kullanımını derhal durdurur; belge ve eklerini 15 (on beş) gün içerisinde Başkent Belgelendirmeye geri iade eder. İade edilmemesi halinde öncelikle uyarılır, uyarı dikkate alınmazsa kanuni işlem başlatılabilir. Belgelendirilen personel belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan ediyorsa yayınlanmış kayıp ilanını ve bir dilekçe ile Başkent Belgelendirmeye bildirmesi istenir.

Belgelendirilen personel, belgenin askıya alınma nedenini ortadan kaldırdığını kanıtlaması (objektif delillerin Başkent Belgelendirmeye sunulması) durumunda Karar Verici kararıyla askıya alma işlemine son verilir. Belge askıdan indirildiğine dair bir yazı Başkent Belgelendirme personeli tarafından belgeli personele e-posta yoluyla bildirilir.

Belge askıya alınmadan önce Karar Verici, ilgili evrakları (DÖF vb.) inceler, uygun bulduğunda belgenin askıya alınması için F177- Belge Askıya Alma-İptal Karar Formu ile işlemleri tamamlar. Daha sonrasında belgenin askıya alınması durumu Belgelendirme Müdürü ya da Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından MYK’ya portal üzerinden bildirilir. Belgelendirilen personel, belgenin askıya alınma nedenini ortadan kaldırdığını kanıtlaması (objektif delillerin Başkent Belgelendirmeye sunulması) durumunda Karar Verici kararıyla askıya alma işlemine F177- Belge Askıya Alma-İptal Karar Formu ile son verilir.

Bazı durumlarda Başkent Belgelendirme, Karar Verici kararına göre belge kullanım sözleşmesini feshederek belgeyi tek taraflı olarak iptal edebilir veya geri çekebilir. Belgesi iptal edilen ya da geri çekilen belgelendirilen personel yazılı olarak haberdar edilir. Bu durumlar aşağıda belirtilmiştir;

• Belgelendirilen personelin askıya alınması sonucunda yapması gereken düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmemesi,
• Belgelendirilen personelin belge kapsamındaki faaliyetlerine son vermesi,
• Belgenin yanıltıcı veya haksız maksatla kullanılması,
• Belgelendirilen personelin sınav öncesi veya sonrasında kasıtlı olarak Başkent Belgelendirmeyi eksik ve yanlış bilgilendirdiğinin tespit edilmesi,
• Belgelendirilen personelin belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması veya yaptırması,
• Belgelendirilen personelin gözetim faaliyetleri öngörülen tarihlerde haklı gerekçe göstermeksizin kasıtlı olarak ertelemesi veya iptalini istemesi,
• Belgenin geçerlilik süresi içerisinde yapılan gözetim faaliyetleri esnasında mevcut programın ilgili mevzuat, standart ve/veya standart yerine geçen doküman şartlarına uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi,
• Belge ücretlerinin ödenmemesi,
• Belge sahibi hakkında gelen şikâyetlerin değerlendirilmesine bağlı olarak belgenin kullandırılmamasına karar verilmesi.

Belgelendirilen personel, sözleşmesini feshetmek veya belgesini iptal ettirmek istediğinde Başkent Belgelendirmeye yazılı olarak başvurur. Karar Verici talebi inceleyerek konuyu en geç 15 (on beş) gün içerisinde karara bağlar ve karar ilgili belgeli personele yazılı olarak bildirilir. Belgelendirilen personel, sözleşmeyle kendisine verilmiş her türlü belgeyi kararın tebliğ tarihinden en geç 15 (on beş) gün içerisinde Başkent Belgelendirmeye iade eder ve her türlü doküman, ilan vb. belge ve logo kullanımını durdurur.

Belge iptal edildiğinde veya geri alındığında, belgelendirilen personel F36-Belgelendirilmiş Aday Listesi Formu’nda Belgelendirme Müdürü ve Karar Verici bilgisinde Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından iptal edilir. Belgenin iptalini takiben 15 (on beş) gün içerisinde belgelendirilen personelin Başkent Belgelendirme belge logosunu her türlü yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi halde Başkent Belgelendirme;

• TÜRKAK ve MYK durumdan haberdar eder.
• Belgenin iptal edildiğini ve belgelendirilen personelin belgeyi ve logoyu kullanamayacağını, web sayfası yoluyla iptal edildiğini duyurur.
• Oluşabilecek zararlarının giderilmesi için sözleşme kapsamında kanuni yollara başvurabilir.
• Sözleşmesi iptal edilen belgeli personel, yeniden belgelendirilmek üzere Başkent Belgelendirmeye başvurduğunda ücretlendirme talimatına göre ilk belgelendirmeye başvuruyormuş gibi işlem yapılır.
• Belgesi askıya alınan veya iptal edilenlerin adı, soyadı, belge numarası, iptal/askı tarihi yer alacak şekilde ilgili taraflara duyurulmak üzere web sitesinden duyurusu yapılır.

Belge iptal edilmeden önce Karar Verici, ilgili evrakları (Başkent Belgelendirmeye sunulan objektif delilleri) inceler, uygun bulduğunda belgenin iptali için F177- Belge Askıya Alma-İptal Karar Formu

ile işlemleri tamamlar. Daha sonrasında belgenin iptal edilmesi durumu Belgelendirme Müdürü ya da Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından MYK portalı üzerinden MYK’ya bildirilir. Belgelendirilen personel, belgenin iptal edilmesinin nedenini ortadan kaldırdığını kanıtlaması (objektif delillerin sunulması) durumunda Karar Verici kararıyla iptal işlemine F177- Belge Askıya Alma-İptal Karar Formu ile son verilir.

Ayrıca belge sahibi bir personelin itiraz ve şikâyet doğrultusunda da belgesi askıya alınabilir ya da iptal edilebilir. Bunun için şikâyet ya da itiraz alan belge sahibi P07-Şikâyet ve İtiraz Prosedürü’ne göre işlemlere dâhil edilir. F11-Öneri, Şikâyet ve İtiraz Formu değerlendirilmesi sonucu belge sahibi personelin belgesinin askıya alınması ya da iptal edilmesi durumu ortaya çıkarsa, Karar Verici tarafından F177- Belge Askıya Alma-İptal Karar Formu ile belgeli kişinin belgesi askıya alınır ya da iptal edilir. Daha sonrasında belgenin iptal edilmesi durumu Belgelendirme Müdürü ya da Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından MYK portalı üzerinden MYK’ya bildirilir.

• Şartlardaki Değişikliklerin Bildirimi

Dış Kaynaklı dokümanlarda değişiklik olması durumunda Kalite Yönetim Temsilcisi ilgili değişikliği Karar Vericiye bildirir. Karar Vericinin incelemesi neticesinde belgelendirme prosesinde değişiklik gerekiyorsa, ÖDK görüşüne sunulur. ÖDK kararı sonucunda uygulama yöntemi faaliyete geçirilir.

Belgelendirilmiş personeli etkileyen durumlarda İdari Sorumlu tarafından adaylara bilgilendirme yapılır ve web sitesinde duyurulur.

Başkent Belgelendirme, yetkilendirilme şartlarını ve ölçme, değerlendirme ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen tüm değişiklikleri değişiklik tarihinden itibaren 10(on) iş günü içerisinde MYK’ya bildirir.

• Belge Durumunun Bildirimi

Belgelendirme süreci ile ilgili, Sınav Programı Formu, Sınav Sonuç Listesi Formu, Sınav Sonuç Bildirim Tablosu Formu/MYK Aday Bildirim Listesi ve Belgenin askıya alınması/iptali, Bildirim Yazılar Formu ile MYK’ya iletilir. Bu bildirimlerin yapılması İdari Sorumlunun sorumluluğundadır.

5. İLGİLİ DOKÜMANLAR

• P03 – Uygun Olmayan Hizmetin Kullanımı Prosedürü
• P07 – Şikâyet ve İtiraz Prosedürü
• P08 – Personel Performans Değerlendirme Prosedürü
• T16 – Sınav Yapma Talimatı
• F04 – Belge Kullanım Sözleşmesi Formu
• F11 – Öneri, Şikâyet ve İtiraz Formu
• F15 – Aday Yoklama Listesi
• F29 – DÖF Formu
• F32 – Başvuru Formu
• F35 – Sınav Programı Formu
• F36 – Belgelendirilmiş Aday Listesi Formu
• F54 – Teorik Sınav İçin Sınav Yeri Uygunluk Formu
• F64 – Uygulama Sınavı İçin Sınav Yeri Uygunluk Formu
• F68-Personel Taahhütnamesi
• F97 – Görüntülü Kayıt Alınmasına İlişkin Kontrol Formu
• F99 – Sınav Uygulama Kontrol Listesi
• F103 – Atölye ve Diğer Mekânların Kullanılması Protokolü
• F130 – Karar Verici Kontrol Listesi
• F166 – Doküman Teslim Formu
• F167 – Sınav Tutanak Formu
• F168 – Teorik Sınav Metni
• F169 – Performans Sınav Metni
• F171 – Sınav Görevlisi Atama Formu
• F174 – Sınav Sonuç Listesi Formu
• F177- Belge Askıya-İptal Karar Formu
• F179 – Belge Yenileme Formu